あなたの評価を上げる「eメール」の書き方

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職場対策
自作絵です

執筆日:2021年7月3日

公開日:2021年7月19日

紹介

先日私は下記のツイートを行いました。

今回はeメールの書き方をご紹介したいと思います。

メールでの相談の書き方

メールの書き方の説明

<Title:【確認依頼】▲▲業務の進め方>

○○さん
お疲れ様です。□□です。

▲▲業務について確認させて下さい。

↓用件を一文で「手短」に書く
先ほどはご指示頂きありがとうございました。

下記の点をその場で確認しそびれてしまいました。
改めてメール文書に残る形で確認させて頂ければ幸いでございます。

↓聞きたいことを箇条書きでまとめる
1.納期     ――日程の余裕や急ぎ感を知りたいです
2.業務の目的  ――業務の重要度や後工程への影響度を参考までに知りたいです
3.最終的な成果物――メモ程度の報告で良いのか、あるいはレポートも必要か知りたいです

一度にたくさんの質問をしてしまい申し訳有りません。
お手数かと思いますが、ご回答の方よろしくお願い致します。

↓納期を明記する
・希望回答期限
○月□日まで(4,5日ほどの余裕を取るようにすること)

以上

メールの書き方解説

職場でのメールの書き方として最も大事なことは「相手に時間を取らせないこと」と言えます。

相手に時間を取らせないことを念頭に置いて頂いた上で、下記に注意してください。

  • 挨拶や謝辞は最初と最後にまとめる。途中でごちゃごちゃ書きすぎないこと。
  • 「誰が」「いつまでに」「何をしなければならないのか」ひと目で分かるようにすること。
  • 長文をだらだらと書かないこと。

悪いメールの添削

参考で「悪いメールの例」を添削してみます。

悪いメールの例としての文面は他サイト「Lancork」様の記事より引用させて頂いております。

株式会社○○商事 鈴木様。いつもお世話になっております、有限会社ランカークのfidnです。先日はお忙しいところ貴重な時間を頂戴いたしまして誠にありがとうございました。いただいた資料を拝見し、いくつか確認させていただきたい事項がございましたのでご連絡させていただきます。Aというソフトウェアについてお伺いしたいのですが革新的な機能や費用の安さや今までにない使いやすさが特徴であるようにお見受けし、試用期間やライセンスの購入方法について詳細をお伺いしたく考えております。またBというサービスについてもお伺いしたく思っています。Bのサポートはどのように・・・

引用元:Lancork様より https://www.lancork.net/2019/09/readable-email/

修正後

<Title:【ご確認】御社ソフトウェアA,Bのサポート>

株式会社○○商事 鈴木様

有限会社ランカークのfidnです。
いつもお世話になっております。

先日はお忙しいところ貴重な時間を頂戴いたしまして誠にありがとうございました。
御社ソフトウェアA,Bのサポートについてご確認させて頂きたく、ご連絡差し上げております。

<確認事項>
ソフトウェアA
・試用期間
・ライセンスの購入方法

ソフトウェアB
・サポート体制

<希望回答納期>
□月◇日

お忙しいところお手数ですが、ご回答の方よろしくお願い致します。

以上

報連相のメールフォーマット

ある程度汎用的に使えそうなフォーマットをご紹介します。

参考になりそうなところがあれば、試してみて下さい。

<Title:【ご報告/連絡/相談】○○業務の日程/進め方/結果>

(相手のお名前)さん

(あなたのお名前)です
お疲れ様です。

○○業務の□□について(ご報告/連絡/相談)させて頂きます。

【(報告/連絡/相談】
○○業務の進捗度

進捗度:50%
進捗状況:工程△△まで完了。現在は工程◇◇を対応中

所見:業務は計画より遅れております。
この遅れは独力で挽回できそうですが、念の為日程について別途ご相談させて下さい。

<要処置事項>
本メールに関し、処置事項は特にございません。

よろしくお願い致します。

以上

ポイント

  • 相手の名前を書き、誰宛てなのか明確にする
  • まずは事実を淡々と書く、事実を伝えている最中に謝罪などを色々書かないこと
  • 問題の有無、処置事項の有無をはっきりさせる

またメール以前の問題ではありますが、報連相において「困りごと」は初期の段階で速やかに伝えるようにしましょう。

結論

メールの文章は端的に記述し、読み手の時間を奪わないようにしましょう。

相手を配慮したメールを書くことで、職場でのあなたの信頼度は少しずつ高まるはずです。

記事の信頼性

社会人経験10年以上の中で培った、自身のノウハウをご紹介しております。

メールの書き方を書物で学び、改善を繰り返してきました。

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