口頭説明を「対処する」｜発達障害者とメモの取り方

執筆日：2021年6月28日

公開日：2021年6月29日

最終更新日：2021年8月3日

口頭説明に悩まされる人たち

「あれやっておいて」

「例の件、どうなった？」

ここまで露骨に分かりにくい口頭説明・口頭指示は最近減っているかもしれません。

しかし仕事を口頭だけで伝える風習は今も横行しており、発達障害者特にASDの人を悩ませています。

定型発達者でも、口頭説明を受けてミスをするもの

発達障害者と比べて頻度は低いですが、定型発達者でも口頭指示だけで仕事を進めるとミスをすることがあります。

特に成果物の完成度や最終形の認識がずれることで、ミスが起きやすいです。

それゆえに、発達障害者への配慮として「口頭指示を控える」ことを求めたとしても、幸か不幸かあまり理解してもらえないでしょう。

ある程度割り切って、次に述べる「対策方法」を型として身に付けることに軸足を置いた方が賢明であると思います。

口頭説明による失敗事例と対策方法

失敗事例

1. 上司が「企画○○の資料をとりあえず作っておいて」と指示
2. 私はWordで４ページにもわたる詳細な資料を作成
3. しかし、上司が求めていたものは実はプレゼンテーション資料であった
4. プレゼンテーション資料の完成度も、とりあえず３０％程度で良くて、進めながら調整したかった

けっこうありがちな話ではないでしょうか？

ASDの人は特に完璧主義に陥りやすい傾向にあるので、いきなり１００％完成品を作りたがることが多いと思われます。

対策方法

• 納期・期限を明確にする
• 仕事の目的や重要度を確認する
• 成果物の形式・レベル感・完成度を共有する

仕事を他者に任せる立場の人は、上記の対応を期待されています。

とはいえ実態としてこれらができないリーダー・上司の方が多いでしょう。

指示を受ける側の人が率先してこれらを確認し、チームの中で共有していく行動もまた重要視されます。

丁寧な確認とその積み重ねが、あなたの信頼へと繋がるわけです。

＜事例＞eメールによる確認の取り方

私の場合、下記のようなメール文を作成します。ご参考までに。

＜Title:【確認依頼】▲▲業務の進め方＞

○○さん
お疲れ様です。□□です。

▲▲業務について確認させて下さい。

先ほどはご指示頂きありがとうございました。

下記の点をその場で確認しそびれてしまいました。
改めてメール文書に残る形で確認させて頂ければ幸いでございます。

１．納期　　　　　――日程の余裕や急ぎ感を知りたいです
２．業務の目的　　――業務の重要度や後工程への影響度を参考までに知りたいです
３．最終的な成果物――メモ程度の報告で良いのか、あるいはレポートも必要か知りたいです

一度にたくさんの質問をしてしまい申し訳有りません。
お手数かと思いますが、ご回答の方よろしくお願い致します。

・希望回答期限
○月□日まで（４，５日ほどの余裕を取るようにすること）

以上

発達障害者に最適なメモの取り方

メモを取る前の準備、構え

仕事をする上で確認すべき下記の情報をリスト化して、前もってメモ帳に書いておきましょう。

1. 納期
2. 業務の目的
3. 最終的な成果物

前もってリスト化しておくことで確認漏れが防げますし、メモを取る時の筆記量を若干減らすことができます。

メモ帳の選び方

ポケットサイズのメモ帳は常時携帯しておくのが無難です。

打ち合わせなど、予めメモを取ることが分かっている場面では、A5またはB5サイズのノートも持っていくようにして下さい。

必要な余白が分からない時は、ポケットサイズのメモ帳だと心許ないです。

もし不安なら、可能な限りそのA5またはB5サイズのノートを持ち歩くとより良いでしょう。

結論

口頭説明・指示を受けた時は、事後に文章で確認を取りましょう。

確認事項は先に述べた３つを型として覚えておいて下さい。

念の為、確認事項３点を簡潔にして再掲します。

1. 納期と日程感
2. 目的と重要度
3. 成果物の形式とレベル感

記事の信頼性

発達障害を抱えながら弱点を対策し、１１年間勤務した経験あり。

仕事の進め方/任せ方に関する書籍を体系的に学び、実務で活用してきました。